Un ambiente lavorativo sano necessita di competenza, modernità e di organizzazione. È per questo BrainAir ha scelto di coordinare i propri collaboratori attraverso “Trello”, un tool di Project Management che organizza il lavoro condividendo informazioni tra i vari reparti di sviluppo attraverso un semplice schema “ad albero”. Inoltre, nel tentativo di migliorare sempre di più la coordinazione aziendale e lo Smart Working, ha deciso di interfacciarsi con il metodo SCRUM, in modo tale da fornire sempre un servizio efficiente, ordinato ed innovativo per ogni cliente.

SCRUM, fu ideato da Ken Schwaber e Jeff Sutherland intorno ai primi anni novanta, ed è un approccio metodico atto alla gestione del ciclo di sviluppo di prodotti complessi, come software, applicazioni o progetti.

Durante il processo realizzativo di un prodotto, l’azienda riceve delle linee guida dagli Stakeholders ( clienti, fornitori o creditori), cioè coloro che permettono lo svolgimento di un ciclo produttivo e per i quali è determinante che il progetto raggiunga i benefici concordati affinché se ne possa giustificare la produzione. In SCRUM le direttive prestabilite vengono chiamate User Story, ed ognuna di esse non è che la descrizione di una caratteristica o di una funzionalità utile all’ottimizzazione del prodotto finale .Tutte le storie vengono radunate nel Product Backlog, una bacheca dove è possibile, per il team di lavoro, reperire tutte le informazioni utili sul progetto.

Le persone necessarie allo sviluppo delle User Story, vengono divise in tre ruoli differenti: il “Product Owner”, ovvero la voce del cliente, colui che si assicura che il prodotto lavorato segua le linee guida del Product Backlog, lo “SCRUM Master”, il responsabile della rimozione degli ostacoli che limitano la capacità del team di raggiungere l’obiettivo e colui che protegge inoltre il gruppo allontanando da loro qualunque abbassamento di concentrazione, ed infine il “Team” coloro i quali consegnano il prodotto e ne sviluppano i cicli di analisi, progettazione, test e comunicazione.

Lo SCRUM è suddiviso in diversi cicli temporali chiamati “Sprint”, con durata di circa quattro settimane, al termine dei quali viene presentata la realizzazione delle User Story. Durante la fase finale del processo, ovvero il Backlog Refinement, il Product Owner organizzerà un incontro col Team per discutere i costi ed i rischi. Per organizzare le tempistiche di questo fase viene utilizzata la Successione di Leonardo Fibonacci.

Per circa due ore settimanali viene svolto lo “ Sprint Planning Meeting” dove, attraverso le direttive del Product Owner, il Team si impegna a terminare le storie con priorità maggiore.

Un’altra attività fondamentale è il “Daily SCRUM”, dove ogni elemento del gruppo viene chiamato a rispondere a tre specifiche domande, in modo da capire quanti e quali potrebbero essere eventuali i problemi nello sviluppo:

  • Cosa ho fatto ieri?
  • Cosa farò oggi?
  • Quali impedimenti hanno ostacolato il mio lavoro?

Alla fine di ogni Sprint, viene organizzata, per circa un’ora la settimana, la “Sprint Goal”, ovvero la procedura che valuta lo stato dei progetti, dove è necessario mostrare il livello di completamento del prodotto. Se una User Story è incompleta, il Product Owner può scegliere se inserirla nel Blacklog o se rimuoverla definitivamente.

La “Sprint Retrospective” chiude il ciclo, ed ha lo scopo di identificare la migliorabilità del Team, valutandone i lati positivi e correggendo quelli negativi.